每日一句: Build your own dreams, or someone else will hire you to build theirs. 打造自己的梦想,否则你就会被雇用去打造别人的梦想。 跟读

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2017年12月18日 星期一

丁酉(鸡)年十一月初一

HOLA帮助企业管理文档的整个生命周期:文档创建、多人编辑、版本控制、审批流程、存储、搜索及重新使用。基于个人计算机及电子邮件附件的传统文档存储和共享的方式难以满足面向团队的文档共同制定及管理的需求。

(图)HOLA
HOLA

HOLA - 软件概述 [回目录]

企业的文档管理工作可以解决以下主要难题:

1.文档管理较乱

企业在运作过程中积累的大量图形文件、设计文件、Word文档,代码文件等等目前采用的仅仅是操作系统提供的文件管理功能,所有文件存放在各自使用的计算机或文件服务器中,分别由不同人来维护,往往造成同一设计文件有多处备份。

2.文档查找困难

用于没有一个统一的存放管理机制,需要的文件往往很难找到,历史数据得不到妥善保存,文件检索手段单一,不能快速找到需要的文件资料,对企业的长期经营和可持续发展带来阻碍。

3.文档安全性差

由于目前企业的大量文件存放在各自使用的计算机或文件服务器中,分别由不同人来维护,需要共享时,一般都只是利用局域网简单的共享文件,这样容易造成文件被不需要的人拿到或者看到,造成信息泄密。并且由于缺乏安全的备份策略,有的文件甚至会被人恶意的删除掉,给企业造成重大的损失。一些重要的历史文件没有加锁安全机制,存在被相关人员恶意修改的机会,因此文档的安全性比较差。可以说企业信息是企业生命所在,没有企业信息的安全就没有企业的安全。

4.版本管理混乱

由于文件存放在各自使用的计算机或文件服务器中,分别由不同人来维护,因此,版本变更了其它人就无法知道,时间一长甚至当版本太多时,连设计者自己也不知道那个版本是最新的了。其他人就更加无法确保自己看到的是产品的最新的版本。

5.文件修改冲突

容易发生多人同时修改一份文件的情况,或者出现文件修改发生误操作,而因为得不到上次修改版本,工作人员不得不重复做无用功,造成了企业得无形损耗。

HOLA - 软件优势 [回目录]

对业务工作提供良好支持,可以在业务处理需要的时候调阅相应文档,如查询客户、物料、项目、单据、邮件...携带的文档

支持公文流转机制,支持企业实现协同应用,知识管理

提供标准集中式文档管理功能,如权限设置、审批归档、检索发布、版本控制等功能

建立统一管理的企业文档资料数据库,使用逻辑删除技术保证信息数据的绝对安全,通过文档审计等多种技术 手段,对文档活动进行全面的追踪、记录与监控

采用自主知识产权的数据通信加密技术,杜绝物理黑客的攻击,提高数据信息安全性

HOLA - 软件特色 [回目录]

随着计算机技术的大量应用,企业大量的设计图形,设计文档,程序代支持Internet远程数据操作,企业分公司、办事处或个人出差在外可同步操作总公司数据。

使用严格的文档版本控制机制,对文档的历史情况了如指掌。

强大的文档资料库授权机制,保证了文档的资料安全性。

系统支持自动备份、增量备份,即使出现故障也可以很快修复,数据安全可靠。

数据检索方便快捷,支持多种查询条件,支持企业资料库和个人资料库。

系统支持海量数据保存,即使数据量再大,也不会影响操作速度。

物理隔离文档保存机制:普通方式下,文档通过网络共享来提供服务,对安全性和可管理性无法得到保障,文档管理采取受限访问的解决办法。前台软件和软件用户无法直接读写和操作真实的物理文档文件。

码,工程数据,报表,往来文件等等,都改成了以电子文档的方式保存起来,计算机在企业的应用给企业带来好处的同时存在不足,特别在企业信息资料和文档的管理带来了许多难题。

文档管理系统是一款对电子文档进行加密和权限策略设置,以实现对电子文档生命周期的全过程保护的信息安全产品。系统通过安全性控制,对电子文档设置全面的权限策略,对文件的历史版本进行自动管理,采取集中的文件存放机制,方便管理人员进行管理。

文档系统工作集成于业务管理过程中,业务数据办理的时候自动生成文档,帮助企业创建自己的文档知识数据库。在“业务文档一体化”机制的支持下,文档保存在公司的资料库中,人员可以根据各自的权限来访问操作这些文档,同时这些文档还跟具体的业务进行挂钩,如跟客户、供应商、物料、项目、任务……挂钩,服务于这些业务的文档管理需求。

企业可以创建组织存储库、档案柜、文档夹结构,并在每一层级设定不同的安全规则。员工可以上载、搜索并查看多种格式的文档、跟踪文档的使用记录、自定义文档属性,并管理文档的每一个版本。企业范围以外的用户也可以通过安全的、可跟踪的方式与内部员工共享文档、协同工作。

HOLA - 软件功能 [回目录]

组织文档结构与知识库

支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。

支持对档案柜、文件夹、文档进行安全设置,权限级别包括:完全控制、修改、阅读、不可访问和匿名访问。安全设置可以继承到子文件夹。

支持文件夹下载,可以一次性下载一个文件夹以及子文件夹下的文档,并保持文件夹结构不变。

文档安全设置

全面支持内容访问权限设置。支持角色/用户组的权限设置。

支持非专业人员的管理员权限,避免过多的高级权限赋予IT人员。

支持多工作区模式,对使用者的操作范围进行隔离。

文档的索引及检索

支持档案柜、文件夹、文档的属性查询, 按标题、文字内容、内容分类、修订注释、作者、修改时间等进行搜索

支持文档内容的全文检索

文档订阅

当被使用者订阅的文档发生变化的时候,系统自动发送通知邮件进行告知。

版本控制

对文档有访问权的多个用户能同时编辑文档。系统会保存各个版本,而用户双击打开的始终是最新的版本。

一个文档可以对应多个版本,不必再依靠命名文档标题来区分版本。

内容URL(CURL)– 虚拟文档链接

独有的网络内容定位标识(CURL)技术,文档可通过系统生成的唯一URL方式访问。

唯一URL可被嵌入某一邮件、表格或其他外部对象。可以有效地减少网络上的文档传输量,并保证文档的安全查看。

文档相关日期提示

通过设置文档提醒,在指定的时间提示使用者执行相关操作,例如合同到期日期及付款日期,以便系统自动在相应日期提示用户。

文档访问日志/访问历史记录/审计跟踪记录

文档历史记录报告描述文档使用生命中的每一个动作,包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。

文档类别

HOLA可以使每个文档归属于某一文档类别。用户可以为每个文档类型设计索引卡片。可以为文档填写索引卡片,来为文档定义更多的属性信息。在上载文档时自动生成一个唯一的文档编号。

wiki]文档[/wiki]引用

HOLA能够将文档与相关文档、图纸及附件连接在一起,允许用户通过一次点击找到相关信息。

HOLA - 软件信息 [回目录]

软件大小 270370KB

软件类别 文档管理

软件语言 简体中文

软件授权 免费软件

运行环境 Win9x/Me/NT/2000/XP/2003

HOLA - 相关软件 [回目录]

·数字签名软件 ID-SignforOffice

·企业文档管理系统 ID[/wiki[wiki]]-DMS

·数字签名软件 ID-SignforOffice

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更新时间 : 2009-07-23

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